Agenda/verslaglegging checklist

Vergadering voorbereiden

Zodra de nieuwe vergaderdatum bekend is, de uitnodiging uitsturen vanuit het beatstadradio@gmail.com account. Zo kan men dat tijdstip vrijhouden in de eigen agenda.
Nieuwe (kopie) agenda-pagina aanmaken met nieuwe datum.
Bekijk of het nodig is een nieuwe Zoom-meeting aan te maken. Zo ja, doen, en deze info meenemen in de nieuwe agenda. Zo niet, aangeven hoe/waar de komende vergadering wordt gehouden.Voor aanmaken Zoomvergadering, zie de tutorial: https://www.beatstad-radio.nl/tutorials/zoom-meeting-aanmaken/
Op de nieuwe agenda de oude gegevens verwijderen, en de agenda klaarzetten met de nieuwe: Agendapunten, Actiepuntenlijst, lege Besluitenlijst. De video van de voorgaande vergadering verwijderen, hier komt de nieuwe video van de nog te houden vergadering.
De nieuwe agenda rondsturen naar de genodigden. In het begeleidende schrijven ook de relevante Zoom links. Let er hierbij op de de leden niet elkaars emailadres kunnen zien, vanuit privacy-oogpunt.
De vergadering opstarten vanuit het BsR account zodat op de eigen pc de video wordt opgeslagen.

Zie ook de tutorial: https://www.beatstad-radio.nl/tutorials/agenda-aanmaken-voor-vervolgvergadering/

Vergaderen

De vergadering houden. Hierbij de voorzitter ondersteunen daar waar nodig, b.v. als deze niet kan zien wie er verder nog in de vergadering zitten, of als de voorzitter niet kan zien wie de handen omhoog heeft om iets te mogen zeggen, etc.

Na afloop van de vergadering:

De video opladen naar het BsR YouTube account, en daar specificeren dat alleen mensen met de link het kunnen zien.
De videolink koppelen in de agenda/verslag pagina van de relevante datum.
De video bekijken en de daarin staande actiepunten bijwerken/toevoegen; de besluiten in de besluitenlijst zetten.
De link tijdig sturen naar alle genodigden, opdat zij hun eigen actiepunten kunnen zien en weten wat hen te doen staat. Let er hierbij op de de leden niet elkaars emailadres kunnen zien, vanuit privacy-oogpunt.

Zie ook de tutorial: https://www.beatstad-radio.nl/tutorials/resultaten-van-de-vergadering-publiceren/